¿Qué es G Suite y qué servicios incluye?

El paquete para empresas G Suite de Google ofrece una amplia oferta de funcionalidades a todo tipo de negocios. Cuando hablamos del mismo y de las ventajas que aporta, a veces no concretamos como se traducirán dichos beneficios en el día a día de una empresa. Es decir, que herramientas de G Suite podremos utilizar.

En este sentido, vamos a detallar las diferentes herramientas de G Suite para empresas, obteniendo una óptica más clara de cómo el uso de esta plataforma de Google nos va ayudar en nuestro trabajo.

Pero antes, vamos a definir brevemente qué es G Suite.

¿Qué es G Suite?

G Suite (anteriormente llamado Google Apps for Work) es un conjunto de servicios y herramientas on-line ofrecido por Google. Está principalmente orientado a empresas e incluye funcionalidades que van desde el correo corporativo y otras herramientas de comunicación empresarial, hasta una completa suite ofimática para la edición de todo tipo de documentos (texto, presentaciones, hojas de cálculo, formularios, micro-sitios web...).

Existen varios planes o modalidades con las que podemos acceder a G Suite, que varían según las funcionalidades incluidas, el número de cuentas de usuario que podremos crear y otros parámetros.

¿Qué servicios y herramientas incluye G Suite?

Gmail: Servicio de Correo electrónico seguro, privado y sin anuncios para tu empresa.

Con Gmail puedes recibir notificaciones por correo electrónico en tiempo real para mantenerte al tanto de todo y guardar la información y los mensajes importantes en un lugar seguro. Disfruta de correo electrónico personalizado y benefíciate del uso de correo electrónico profesional con un 99,9% de tiempo de funcionamiento garantizado.

Accede a tu correo electrónico en el momento que quieras, estés donde estés y con cualquier dispositivo, incluso sin conexión a internet. 

Google Calendar: La herramienta de Google para gestionar nuestras tareas y eventos. Un calendario online diseñado para el trabajo en equipo. 

Programa eventos rápidamente con los miembros de tu equipo. Comparte tu calendario con tus compañeros de trabajo para mostrar tu calendario y que sepan si estás libre. Examina y edita tu programación desde tu teléfono móvil o tablet con la aplicación de Google Calendar. 

Google Calendar se integra perfectamente con otros servicios de G Suite como Gmail, Drive, Contactos, Sites y Hangouts. 

Hangouts Chat: Una plataforma de mensajería diseñada para equipos. 

Colabora con los miembros de tu equipo, estés donde estés, de forma sencilla y eficiente a través de mensajes directos y conversaciones en grupo. Gracias a sus salas virtuales, en las que pueden almacenarse proyectos y conversaciones que hace más fácil supervisar el progreso y las tareas. 

Hangout Chat se integra perfectamente con G Suite, por lo que los usuarios pueden acceder a él sin ningún coste adicional. Sube documentos desde Google Drive, colabora en tiempo real en Documentos, Hojas de Cálculo o Presentaciones y únete a reuniones online con Hangouts Meet.

Igual que la plataforma de G Suite, Hangouts Chat es una solución que da total prioridad a la seguridad y ofrece una solución a nivel empresarial fiable. Cómo es compatible con Vault (herramienta para los administradores de G Suite) los administradores pueden archivar, conservar, buscar y exportar datos específicos de Chat. 

Hangouts Meet:
Solución de Videoconferencia empresarial. 

Con Hangouts Meet podrás comunicarte con los miembros de tu equipo, estés donde estés y hablar con ellos cara a cara sin tener que desplazarte. Simplemente programa una reunión y comparte un enlace. Gracias a una interfaz rápida y sencilla, y a una gestión inteligente de los participantes, realizar una videollamada con tu equipo no había sido nunca tan fácil. 

Al estar integrado en G Suite, podrás unirte a reuniones directamente desde un evento de Google Calendar o desde una invitación por correo electrónico. 

Drive:
Almacena, comparte y accede a tus archivos de forma segura, desde cualquier lugar.

Accede a tus archivos siempre que lo necesites, desde tu ordenador o desde un dispositivo móvil.  Google Drive te permite almacenar archivos de forma ilimitada en los planes de negocio : G Suite Business y G Suite Enterprise, por lo que nunca más deberás preocuparte por el espacio disponible.

Gracias a una administración centralizada, medidas para evitar la pérdida de datos y el servicio de Vault, los administradores de G Suite podrán gestionar fácilmente las cuentas de usuario y el uso compartido de archivos. 

La solución de Drive está integrada con tecnología IA de Google, lo que permite disfrutar de una experiencia mucho más personalizada. Drive reconoce contenido, colaboradores y eventos importantes gracias a la aplicación de ML sobre la solución. 

Google Cloud Search:
Accede a la información que necesitas en el momento que quieres.

Aprovecha el potencial del buscador interno de Google para encontrar rápidamente la información que necesitas de todo el contenido de tu empresa. Encuentra datos en Gmail, Drive, Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones, etc. Google Cloud Search responde a tus preguntas y te ofrece sugerencias que te ayudarán a realizar mejor tu trabajo. 

Cloud Search es compatible con las actualizaciones de acceso a grupos, de manera que los usuarios solo obtengan resultados de búsqueda del contenido al que tengan acceso. 

Documentos:
Un procesador de textos pensado para equipos. 

Crea y edita textos directamente desde el navegador y sin la necesidad de contar con un software específico. Colabora con tus compañeros y trabaja sobre el mismo documento. Visualiza instantáneamente los cambios que introducen los demás y comunícate con ellos a través del chat o añade comentarios con preguntas. 

Importa tus archivos para editarlos immediatamente, incluso si son archivos de Microsoft Word y PDF y exporta tu trabajo a cualquiera de los siguientes formatos: .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt o .html. 

Trabajar a tiempo real con tus compañeros a veces puede ser complicado, por eso la solución de Documentos de Google permite realizar un seguimiento de los cambios introducidos en el documento, pudiendo deshacer y recuperar las versiones anteriores siempre que quieras. 

Hojas de cálculo:
Hojas de cálculo inteligentes y seguras pensadas para equipos dinámicos. 

Las Hojas de cálculo de Google son una perfecta solución para las empresas que trabajan de forma dinámica y necesitan agilidad de respuesta. 

Al igual que todos los servicios integrados en G Suite, es una solución que permite colaborar con los miembros de tu equipo de forma rápida y sencilla, ver los cambios en tiempo real, recibir avisos de las modificaciones que se realizan mientras no estás conectado y chatear con tus compañeros  en el propio documento. 

Con la función "Acceso sin conexión", puedes crear, ver y editar archivos desde donde estés, en el momento que quieras. 

Mantén tu contenido bajo control. Tu contenido está protegido en todo momento por una de las infraestructuras de seguridad más vanzadas del mundo. Además, puedes gestionar los permisos de acceso a nivel individual, de grupo o de todo el dominio y definir las fechas de vencimiento de tu contenido. Si lo deseas, desactiva las opciones para descargar, copiar o imprimir contenido en las cuentas de colaboradores específicos. 

Las Hojas de cálculo de Google te permiten incorporar fuentes de datos distintasm incluso desde BigQuery, para profundizar más en el análisis de los datos. 

Formularios:
Recopila información con encuestas y formularios fáciles de crear.

Crea formularios personalizados para encuestas y cuestionarios y recopila información o feedback de tus clientes. Selecciona entre distintos tipos de preguntas, intercambia el orden facilmente.

Envía encuestas de aspecto profesional a tus clientes y obtén información valiosa. Añade imágenes, vídeos y lógica personalizada para ofrecer a los encuestados una perfecta experiencia. 

Analiza las respuestas mediante resúmenes automáticos y observa los resultados en tiempo real. Asimismo, accede a los datos sin procesar desde las Hojas de Cálculo de Google si lo prefieres y analízalos desde allí. 

Presentaciones:
Crea presentaciones espectaculares en equipo. 

Al igual que la solución de Documentos, la solución de Presentaciones que ofrece G Suite permite crear, diseñar y editar presentacions desde el propio navegador y sin la necesidad de contar con software específico.

Puedes trabajar y colaborar con los miembros de tu equipo a tiempo real y siempre trabajar sobre la versión más actualizada. 

Diseña las presentaciones desde cero o agiliza el proceso eligiendo una plantilla predefinida. 

Google Sites:
Crea fácilmente sitios web profesionales sin necesidad de tener conocimiento de programación.

Colabora con los miembros de tu equipo y crea sitios web de calidad responsive. Se mostrarán perfectamente en cualquier tipo de pantalla y dispositivo. 

Google Sites lo pone muy fácil: Arrastra y suelta elementos, muévelos, edítalos y ya lo tienes. El contenido se reorganiza automáticamente para una ubicación óptima de los diferentes elementos. 

Apps Script:
Personaliza tu entorno de G Suite y optimiza tu forma de trabajar. 

La única plataforma que te permite crear soluciones empresariales que automatizan, amplían y se integran con las funciones de G Suite. Con App Script, los usuarios pueden personalizar su experiencia en G Suite, sin necesidad de ser un experto en desarrollo de software profesional. 

Apps Script te permite crear aplicaciones con HTML, CSS y JavaScript sin tener que aprender a usar un nuevo framework de propietario. 

Algunos ejemplos prácticos de Apps Script:

• Utiliza Gmail y las Hojas de Cálculo para crear y distribuir combinaciones de correo electrónico con un diseño fantástico. 
• Analizar un gran volúmen de datos de texto como comentarios. 
• Enviar correos electrónicos de seguimiento automáticamente.

Esto solo son algunos ejemplos, el límite está en nuestras manos. 

Google Keep:
No dejes tus ideas únicamente en tu cabeza. 

Una solución perfecta para tomar notas de las ideas importantes y agilizar tu trabajo, además de facilitar mucho la colaboración con los miembros de tu equipo en notas, listas, fotos, archivos de audio y/o dibujos. 

Te permite crear, editar y acceder a las notas desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Cuenta también con la función de "Acceso sin conexión" que te permite trabajar sin estar conectado. Los cambios se guardan automáticamente y se actualizan al recuperar la conexión en todos los dispositivos. 

Todas las herramientas que hemos visto hasta ahora son accesibles para todos lo usuarios de G Suite, no obstante existen herramientas que incorporan funcionalidades de administración. De esta manera, podemos administrar, gestionar y controlar todos los activos de nuestra empresa desde una única consola de gestión. 

Consola de Adminstración:
Administra de forma sencilla todos los elementos de G Suite. 

Añade usuarios, gestiona dispositivos y configura la seguridad y otros ajustes con facilidad para que tus datos estén siempre seguros. 

Gracias a la gestión centralizada de la consola, los administradores pueden configurar y gestionar usuarios de manera rápida y sencilla. Con Cloud Identity,una plataforma centralizada de gestión de identidades, accesos, aplicaciones y puntos de conexión, puedes gestionar usuarios e implementar soluciones de seguridad como la verificación en dos pasos y llaves de seguridad. 

Vault:
Conserva y protege tus datos en G Suite. 

Conserva, busca y exporta los datos de tu empresa con Vault y toma el control:

• Define reglas de conservación y retenciones de los datos para todo un dominio o para unidades organizativas específicas en G Suite.
• Recupera información valiosa de las cuentas administradas, incluso de las suspendidas.
• Impide la fuga de datos cuando un empleado deja la empresa. 

Controla la actividad de los usuarios en G Suite con Vault gracias a los potentes registros de auditoría puedes ver las búsquedas, visualizaciones de contenido, exportaciones y otras acciones que hayan llevado a cabo. 

Gestión de puntos de conexión:
Ten el control sobre todos tus dispositivos. 

Mantén a salvo la información de la empresa en cualquier situación, incluso cuando pierdes o te roban el teléfono u ordenador del trabajo. 

Simplifica la gestión de puntos de conexión en tu organización y supervisa las tendencias y el uso real de tus dispositivos móviles de un modo visual con la sección de informes.

Distribuye aplicaciones de trabajo desde la consola de administración y ofrece a tus empleados las aplicaciones que necesitan para trabajar. 

Totalmente compatible con la práctica de BYOD, ya que permite mantener a salvo la información de tu empresa mientras los empleados usan sus dispositivos personales favoritos. 

La gestión de puntos de acceso está incluida en G Suite, sin embargo, algunas funciones avanzadas solo están disponibles en los planes G Suite Business y G Suite Enterprise. 

En beServices, somos partners oficiales de Google Cloud y asesoramos y acompañamos a las empresas en su proceso de transformación con G Suite. Si estás valorando empezar a utilizar el paquete empresarial de Google o quieres profundizar más sobre alguna herramienta en concreto de G Suite para empresas no dudes en ponerte en contacto con nosotros.