Análisis a G Suite ¿Qué herramientas ofrece para el Teletrabajo?

Aunque parezca mentira, Gmail no ha existido siempre. Si hace algo más de 15 años hubiéramos intentado crear una cuenta de correo de Google, hubiéramos tenido que optar por otro proveedor o solución. Y ya no hablemos de la plataforma G Suite.

Pero a lo largo de los últimos 15 años el entorno de trabajo digital de Google ha evolucionado enormemente. En la actualidad, ofrece una completa solución de trabajo para las empresas, permitiéndole desarrollar su actividad y procesos internos en un entorno completamente conectado.

G Suite ha abierto nuevas posibilidades de colaboración y trabajo en remoto para muchos negocios, transformando su forma de trabajar. Funcionalidades que hace unos años parecían “futuristas”, son la realidad para muchas empresas: desde editar el mismo documento de forma colaborativa, hasta el uso del asistente de Inteligencia Artificial de Google para soporte en tareas de redacción.

Vamos a dar un repaso por las últimas novedades de G Suite y cómo afectan a la forma de trabajar de las empresas.

Últimas novedades en G Suite

Aunque la plataforma de Google está en constante evolución, a continuación resumimos las principales novedades que se han incorporado en G Suite durante los últimos meses:

• Google Voice llega a G Suite: en pocas palabras, un servicio de telefonía en la nube proporcionado por Google que nos permite trabajar con un número de teléfono que funciona en todo el mundo. Y no se queda aquí: esta solución incorpora también funcionalidades avanzadas mediante la IA de Google como la transcripción de mensajes de voz, bloqueo de llamadas SPAM o la traducción automática de contestadores.

• Mejoras en la seguridad: a través de, por ejemplo, el Google’s Advanced Protection Program, el programa para usuarios de alto riesgo de Google o la implementación de nuevas funcionalidades para que los administradores de G Suite tengan más control y capacidad de gestión sobre el sistema.

• Nuevas integraciones: aunque trabajemos con la plataforma G Suite, aún podemos tener herramientas y apps que no se incluyan en el entorno de trabajo de Google. Pero cada año, incluso cada mes, son más las aplicaciones que, en mayor o menor medida, se pueden conectar al ecosistema de Google. Algunas de las más recientes son la edición de documentos con formato Microsoft Office sin tener que convertirlos a otro formato; nuevas funcionalidades del conector con Salesforce; o la característica Dynamic Mail de Gmail, que nos permite realizar acciones sin salir de nuestro correo (por ejemplo, confirmar la asistencia a una reunión o editar y comentar un documento de Google Docs).

• Mejoras en la interfaz de usuario: como el lavado de cara de las apps Gmail y Drive, o el modo oscuro en muchas de las aplicaciones de Google.

¿Qué es Google Meet? Una herramienta perfecta para el Teletrabajo.

Google Meet es la solución de videoconferencia en línea de G Suite. Dada la propagación del virus COVID-19, Google ha dado acceso gratuito a todas las capacidades de videoconferencia de Hangout Meet para todos los clientes de G Suite (antes únicamente disponible para los usuarios de G Suite Enterprise y G Suite Enterprise for education).  ¿Esto qué implica?

• Iniciar una conversación o una videollamada a través de Hangouts.

• Llamar por teléfono a través de Wi-Fi o datos móviles.

• Enviar SMS con un número de teléfono de Google Voice o Google Fi.

• Reuniones de hasta 250 participantes por llamada. 

• Transmisión en vivo para hasta 100.000 espectadores dentro de un dominio.

• Capacidad de grabar reuniones y guardarlas en Google Drive 

Estas capacidades avanzadas estarán disponibles sin coste adicional hasta el 1 de julio de 2020. 

¿Cómo empezar a utilizar Google Meet?

Para empezar a utilizar Hangouts, necesitas:

• Una cuenta profesional de Google, nosotros en Beservices te podemos ayudar y dar acceso.

• Un ordenador o un teléfono con cámara y micrófono. Hangouts es compatible con la versión actual y las dos principales versiones anteriores de estos sistemas operativos:

  • Mac OS X

  • Windows

  • Chrome

  • Ubuntu y otras distribuciones de Linux basadas en Debian.

• Conexión a internet o de datos móviles. Hangouts es compatible con la versión actual y con la versión anterior de estos navegadores:

  • Google Chrome

  • Microsoft Internet Explorer (IE)

  • Safari

  • Firefox

Para Internet explorer y Safari, necesitarás instalar la versión más reciente del complemento de Hangouts.  

¿Cómo puedo usar Google Meet?

Hangouts se puede utilizar en: 

• hangouts.google.com : Deberás inciar sesión con tu cuenta profesional de google. 

• Desde tu propia interfaz de Gmail, en la parte inferior izquierda de tu pantalla. 

• O bien descargando la extensión de Hangouts para Google Chrome.

Requisitos para acceder a Google Meet

• Un administrador de G Suite debe activar Meet en tu organización. El administrador es la persona que gestiona los dispositivos o servicios de Google para una empresa, centro educativo u otro grupo. 

• Para crear videollamadas, debes iniciar sesión en una cuenta de G Suite.

• Para unirte a una videollamada, necesitas tener la aplicación móvil de Meet o un navegador web compatible. Puedes unirte a una videollamada sin disponer de una cuenta de G Suite, pero solo podrás unirte si lo aprueba un participante de la videollamada que pertenezca a la organización.

Contrata G Suite y empieza a utilizar Google Meet

En Beservices, somos partners oficiales de G Suite y te podemos ayudar a facilitar la transición hacia este servicio, darlo de alta y resolver todas tus dudas. Dada la situación excepcional, el servicio de alta del panel y la consultoría son totalmente gratuitos.   No dudes en contactarnos para más información.